+7 (499)  653-60-72 Доб. 355 Москва +7 (812)  426-14-07 Доб. 525 Санкт-Петербург

Подготовка документов к сдаче в архив

Подготовка документов к сдаче в архив

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:. В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный муниципальный архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный муниципальный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!
Содержание

Подготовка документов к передаче в архив

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Подготовка дел для передачи в архив

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы.

Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:.

В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный муниципальный архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России.

Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный муниципальный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим. В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив.

Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены. Дела временного срока хранения до 10 лет включительно подлежат частичному оформлению, при этом допускается:. Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.

При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические предметы: скрепки, булавки и т. Документы снимаются со скоросшивателя. Дело не должно превышать листов. Если в течение года документов в деле отложилось больше, то их надо разделить на несколько томов.

Все документы подшиваются или переплетаются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов. В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело.

Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу. При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе. Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа.

Использование чернил и цветных карандашей запрещается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа.

Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно. Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела.

Заверительная запись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается. В случае, когда дело содержит особо ценные документы — в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении.

Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.

При использовании автоматизированных систем регистрации документов внутренняя опись может создаваться и распечатываться автоматически на основе сведений, введенных в регистрационные карточки документов, помещенных в дело. После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлена заверительная надпись и внутренняя опись документов дела, проводится дополнительное оформление обложки дел.

Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел в делопроизводстве и выполняется в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:. При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются.

Например, на обложке проставляют:. Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то па обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним. Заголовок дела переносится на обложку в начале года из номенклатуры дел. Но после анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок.

При возникновении такой необходимости следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела дело, переписка, документы и т.

Затем указывается автор или корреспондент если это переписка и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов или корреспондентов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но наличие копийных документов оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На все дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись.

Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного свыше 10 лет хранения, дела по личному составу. В отдельных случаях в зависимости от специфики организации описи могут составляться на определенные категории дел судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.

Дела располагаются в описи по степени значимости. Например, последовательность может быть такой: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства. Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме.

Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации. Он же присваивает номера описи структурного подразделения. При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать. Обычный порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что, во-первых, дела систематизируют по годам.

Во-вторых, дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел.

Таким образом, получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения. В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись.

Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет. В таких организациях ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел.

Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой. Каждая опись имеет свой номер. Заканчивается опись итоговой записью. В ней указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации литерные и пропущенные номера.

Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи. Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного свыше 10 лет срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений.

В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет. В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения. Электронные документы включаются в самостоятельные описи.

Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел.

Передача документов на архивное хранение — это важная процедура для любой организации. Чтобы этот процесс прошел успешно, необходимо позаботиться о подготовке документов к хранению.

Любому бизнесу важно хранить постоянно растущее число документов в архиве в идеальном порядке. Бумажные документы перед передачей на хранение в архив следует сначала привести в соответствующее состояние, подготовить. Тщательная и аккуратная работа с документом позволит вам избежать санкций и штрафов, предусмотренных российским законодательством. Опись документов, четкая каталогизация и индексация документов — экспертные услуги, которые позволят профессионально организовать ваш архив вне зависимости от его размера.

Подготовка документов для сдачи в архив

Подготовка документов для последующей сдачи в архив является завершающим этапом делопроизводства. Данная процедура проводится в несколько этапов. К основным можно отнести: проведение экспертизы ценности документов, оформление дел и составление описи. В зависимости от того, к какой из категорий будет отнесено дело, оно подлежит либо упрощенному, либо полному оформлению для дальнейшей передачи в архив.

Подготовка документов к архивному хранению и передача их в архив

Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам. В любой организации есть документация управленческая, кадровая, бухгалтерская , которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению. Полный методический перечень типовой управленческой документации и сроки хранения каждой из таких папок дела даны в Приказе Минкультуры России от В организациях постоянно действуют экспертные комиссии, деятельность которых — это оценка и экспертиза производственной документации предприятия в процессе делопроизводства и передачи в архив, а также установление сроков хранения. Ежегодно эта служба решает, какие документы подлежат хранению, а какие могут быть уничтожены.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Архив организации. Понятие. Виды архивов I Алхутова М.М.
Для того, чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив — самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения.

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения, а также по личному составу передаются в государственный архив на хранение. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, необходимо заключение договора с Федеральной архивной службой. Если организация не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения оставшихся документов определятся председателем ликвидационной комиссии. В любой организации в течение года накапливается определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела состоящие из документов постоянного, временного свыше 10 лет хранения, а также по личному составу. Такие дела сдаются в архив через год после их окончания в делопроизводстве.

Сдача документов в архив организации

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока документы передаются в архив, уничтожаются или остаются для использования в делопроизводстве. Подготовку дел к сдаче в архив проводят сотрудники, ответственные за их формирование и хранение.

Стоит помнить, что иногда государство может пойти навстречу семье, особенно часто это встречается, когда после развода у матери не выходит добиться у супруга согласия на смену адреса.

В Черновцах в результате халатности врачей скончалась 16-летняя девушка. Оправданной была бы ситуация, когда такой же номер изготавливается после сдачи старого (испорченного, изношенного).

Ипотечный калькулятор рефинансирование ипотеки мгновенно выдаст результаты расчета. И, наконец, в-четвертых, благодаря вышеперечисленным свойствам керамзитоблоки позволяют намного быстрее строить сооружения, что снижает итоговую сумму строительной сметы и затраченное на работы время. Нормы законодательства говорят о том, так ли этот способ хорош, какие он несёт преимущества и недостатки.

Есть возможность использовать уникальную электронную подпись цифрового образца, полученную через систему Минкомсвязи. Посмотрите, сколько стоит такая же книга на букинистических сайтах. Писать "оплата" и "уплата" можно в обеих случаях, но только в каком смысловом варианте вы будете использовать это слово, такой вариант и надо писать.

Особенности предоставления социальной карты и льготы, которые можно получить с ее помощью, закреплены в нескольких нормативно-правовых актах. Соседский председатель кооператива решил, что "нечего через наш двор ездить на автомобилях" и поставил перегородку.

План подготовки дел к передаче на архивное хранение в году. Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов.

Архив документов

Как написано выше, к заявлению следует прикладывать квитанции об оплате. При этом, привлеченное юридическое лицо может достаточно серьезно пострадать материально за указанные действия. Договор о задатке подписывает обе стороны, а, значит, риск потери средств и обмана сведен к минимуму. Предоставляются льготы на ограниченное количество времени, поэтому их надо периодически продлевать, для чего вновь собираются нужные бумаги, подтверждающие те или иные основания для получения послабления от государства.

Вариант с переводом средств на карточный счет используется редко, так как счет карты вычисляется. Компания обязана перечислять зарплату на тот счет, реквизиты которого предоставил сотрудник (ст. Таким образом, работодатель должен будет принять меры к взысканию, составив акт об отказе. Подавать иск о разделе совместной собственности можно как одновременно с разводом, так и до или после.

Как не позволить себя обмануть.

Подготовка документов к архивному хранению

Попробуйте кратковременно отключать пробки на лестничной площадке у подозрительных квартир. Порядок действий пассажира, если он в электричке забыл вещи. Граждане, потерявшие работу в силу ликвидации предприятия. Процедура начисления аналогична общему распорядку: Подготовить данные о величине заработной платы. Подавать претензию необходимо в магазин, где вы покупали телефон.

Он периодически вытаскивает содержимое отцовского кошелька, но при этом не трогает мамину сумочку. Помогите узнать в какой период было зачатие,заранее спасибо.

Приобретается патент на конкретный срок, который может варьироваться в пределах года от месяца до двенадцати.

Нужно активировать личный кабинет. Какие виды печатей бывают. Специальные нормы имеют приоритет перед общими, поэтому ничто не мешает сторонам в любое время завершить отношения путем одностороннего отказа от их продолжения.

Исполнитель зафиксировал часы работы своего сотрудника, отразил в листе рабочего времени, акт Заказчику направил. Общая квартира: заставляем жену покинуть жилплощадь На совместно нажитое имущество супруги имеют равные права. Преступные элементы используют номера многих людей, поэтому прибыль получается внушительная.

На карте, которая расположена под полями для заполнения, выберите удобное для вас отделение и время его посещения. По запросу суда, мнение ребенка о том, с кем он хочет остаться выясняется органом опеки и попечительства или в судебном заседании в присутствии педагога. А вы хотите,чтоб вам тут все расписали. С этого периода мама должна разговаривать с сыном, как со взрослым мужчиной.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 653-60-72 Доб. 355 (Москва) 
+7 (812) 426-14-07 Доб. 525 (Санкт-Петербург) 
Это быстро и бесплатно!
Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Флорентина

    Очень сильная лекция, таких не сыскать.

  2. Максимильян

    Человеческое счастье - бесценно - ради него мы все и живём.

  3. Ефросинья

    автор спасибо, сам хотел такой ролик соорудить.